Hilfe & Dokumentation
Alle Funktionen von TimeSearch auf einen Blick.
Terminabfrage erstellen
Auf der Startseite „Neue Terminabfrage erstellen" klicken. Folgende Felder ausfüllen:
- Titel – Name der Veranstaltung (Pflichtfeld)
- Beschreibung – Optionale Zusatzinformationen
- Name & E-Mail – Ihre Kontaktdaten als Organisator
- Dauer – Gilt einheitlich für alle Zeitvorschläge
- Terminvorschläge – Beliebig viele Datum/Uhrzeit-Einträge per „Termin hinzufügen"
- Ablaufdatum – Nach wie vielen Tagen die Abfrage endet
Admin-Link vs. Teilnehmer-Link
Nach dem Erstellen erhalten Sie zwei Links:
- Admin-Link – Nur für Sie! Gibt Zugriff auf alle Verwaltungsfunktionen. Nicht weitergeben.
- Teilnehmer-Link – Dieser Link wird an alle Eingeladenen weitergegeben.
E-Mail-Einladungen versenden
Im Admin-Bereich unter „E-Mail-Einladungen versenden" können Sie E-Mail-Adressen eingeben (eine pro Zeile oder durch Komma getrennt). Jeder Empfänger erhält den Teilnehmer-Link.
.env-Datei.Abstimmungsraster verstehen
Das Raster zeigt alle Teilnehmer (Zeilen) und Zeitvorschläge (Spalten):
- ✓ Ja – Teilnehmer kann an diesem Termin
- ? Vielleicht – Teilnehmer könnte, ist aber unsicher
- ✗ Nein – Teilnehmer kann nicht
Der Termin mit den meisten Ja-Stimmen wird automatisch grün hervorgehoben und mit Bester markiert.
Terminabfrage abschließen
Unter dem Abstimmungsraster finden Sie die Karte „Terminabfrage abschließen". Dort:
- Den gewünschten Termin aus dem Dropdown wählen (der beste Termin ist vorausgewählt)
- „Abschließen & alle informieren" klicken
- Alle Teilnehmer mit E-Mail-Adresse erhalten automatisch eine Benachrichtigung mit dem gewählten Termin und einer ICS-Kalenderdatei zum Eintragen in den eigenen Kalender
Die Abfrage wird als Beendet gekennzeichnet. Neue Abstimmungen sind nicht mehr möglich.
Terminabfrage reaktivieren
Eine beendete Abfrage kann wieder geöffnet werden. Im grünen „Terminabfrage beendet"-Banner auf „Wieder aktivieren" klicken (nach unten scrollen). Der gewählte Termin wird zurückgesetzt, Teilnehmer können wieder abstimmen.
Teilnehmer entfernen
Im Abstimmungsraster neben jedem Teilnehmernamen auf das klicken. Damit werden der Teilnehmer und alle seine Stimmen gelöscht.
Automatische Benachrichtigungen
Als Organisator erhalten Sie automatisch eine E-Mail wenn:
- Ein neuer Teilnehmer beigetreten ist
- Ein Teilnehmer seine Abstimmung abgegeben oder geändert hat
An einer Abfrage teilnehmen
Den vom Organisator erhaltenen Einladungslink öffnen. Auf der Seite:
- Namen eingeben (Pflicht)
- E-Mail-Adresse eingeben (optional – für persönlichen Link und Benachrichtigungen)
- „Weiter" klicken
Abstimmen
Für jeden Terminvorschlag eine Antwort auswählen:
- Ja – Ich kann an diesem Termin
- Vielleicht – Ich könnte, bin aber unsicher
- Nein – Ich kann nicht
Anschließend „Abstimmung speichern" klicken.
Persönlichen Link speichern
Nach dem ersten Beitreten wird Ihr persönlicher Abstimmungslink prominent angezeigt. Diesen Link speichern oder als Lesezeichen ablegen – damit können Sie Ihre Abstimmung jederzeit wieder aufrufen und ändern.
Bei Angabe einer E-Mail-Adresse wird der Link auch automatisch an Sie gesendet.
Abstimmung nachträglich ändern
Den gespeicherten persönlichen Link öffnen, Antworten anpassen und erneut „Abstimmung speichern" klicken. Änderungen sind jederzeit möglich, solange die Abfrage nicht beendet wurde.
Termin in den Kalender übernehmen
Nach dem Abschluss der Terminabfrage erhalten alle Teilnehmer mit E-Mail-Adresse eine Benachrichtigung mit dem gewählten Termin und einer ICS-Datei. Diese Datei einfach öffnen — Outlook, Apple Calendar, Google Calendar und alle anderen Kalender-Apps übernehmen den Termin automatisch.
Login
Über Verwaltung im Footer oder direkt /superadmin aufrufen. Das Passwort ist in der .env-Datei unter ADMIN_PASSWORD gesetzt.
Alle Events im Überblick
Das Dashboard zeigt alle Terminabfragen mit Titel, Organisator, Anzahl Slots und Teilnehmern, Erstellungsdatum und Ablaufdatum.
Event bearbeiten
Über das Bearbeiten-Symbol gelangt man zur Detail-Ansicht. Dort können geändert werden:
- Titel, Beschreibung, Organisator-Name und E-Mail
- Dauer des Events
- Zeitslots hinzufügen oder entfernen
- Einzelne Teilnehmer löschen
Event löschen
Im Dashboard oder in der Detail-Ansicht auf klicken. Es erscheint ein Bestätigungs-Modal mit den genauen Angaben was gelöscht wird. Das Löschen ist unwiderruflich.
.env Konfigurationsdatei
Die Datei /opt/timesearch/.env enthält alle Einstellungen:
| Variable | Beschreibung |
|---|---|
ADMIN_PASSWORD | Passwort für den Superadmin-Bereich |
SECRET_KEY | Geheimer Schlüssel für Admin-Sessions |
SMTP_HOST | SMTP-Server-Adresse (z.B. smtp.example.de) |
SMTP_PORT | SMTP-Port (Standard: 587) |
SMTP_USER | E-Mail-Benutzername |
SMTP_PASS | E-Mail-Passwort |
SMTP_FROM | Absender-Adresse für ausgehende E-Mails |
Nach Änderungen an .env: systemctl restart timesearch
ICS-Kalenderdatei
Beim Abschließen einer Terminabfrage wird automatisch eine ICS-Datei generiert und als E-Mail-Anhang verschickt. Diese Datei ist kompatibel mit: